在实践中,大部分已上市/挂牌企业建立了完整的、符合相关法律法规规定的董事会会议规则并以行之有效的方式在执行,但也有部分(尤其是刚做完股改的)股份公司虽然按规定建立了董事会会议规则,但并不十分熟悉具体的细节,比如经常有客户问及以下问题:每年董事会的召开频率是否有强制性要求,或者是否有不成文的惯例。在本文中,我们将从相关法律法规和实践的角度进行简要分析。
1关于董事会的召开频率的法律法规规定根据《公司法》第110条第一款“董事会每年度至少召开两次会议,每次会议应当于会议召开十日前通知全体董事和监事。”同时,《上市公司章程指引(2014年修订)》第114条、《到境外上市公司章程必备条款》第91条也规定,股份公司的董事会每年度至少召开两次董事会。但是该等规范并未对召开董事会所应决议的内容进行规定。
2上市公司有关规定《上市公司治理准则》(证监发[2002]1号)第45条规定,“董事会应定期召开会议”,至于这个“定期”的具体时间和频率,目前为止未见进一步细则。但是,反观《上市公司信息披露管理办法 》(证监会令第40号)第19条,其中第1款规定,“上市公司应当披露的定期报告包括年度报告、中期报告和季度报告。凡是对投资者作出投资决策有重大影响的信息,均应当披露。”鉴于《公司法》第100条、《上市公司股东大会规则》第4条规定股份公司必须每年召开一次股东大会。因此从笔者检索的上市公司公告来看,大多数上市公司每年至少有一次董事会是用来通过年度报告并提请召开年度股东大会,剩下则分三次召开董事会,分别用来通过一季报、半年报和三季报。综上,即总共召开了四次董事会。
值得注意的是,用于通过《年度报告》的上市公司董事会,一般会同时提请召开年度股东大会(当然也有公司不在通过《年度报告》的董事会提请召开年度股东大会的,正如前所述,《公司法》等并未强制规定董事会的审议内容),因为本次董事会还会审议一系列比较重要的议案,如《上年度董事会工作报告》、《上年度财务决算报告》、《本年度财务预算报告》、(如有)《上年度利润分配的预案》、《上年度计提资产减值准备报告》、《公司关于上年度内部控制评价报告的议案》、《上年度独立董事述职报告》、《上年度关联交易情况的议案》等,因此也值得已上市或拟上市公司给予关注。
3新三板挂牌公司有关规定《全国中小企业股份转让系统业务规则(试行)》第4.2.1条规定,“挂牌公司应当按照全国股份转让系统公司相关规定编制并披露定期报告和临时报告;上述文件披露前,挂牌公司应当依据公司章程履行内部程序。”
《全国中小企业股份转让系统挂牌公司信息披露细则(试行)》第十一条规定,“挂牌公司应当披露的定期报告包括年度报告、半年度报告,可以披露季度报告。”
据此,一般挂牌公司在制定公司章程涉及董事会规则时,都会规定董事会应当审议公司的定期报告。大多数新三板公司至少会召开两次董事会,既符合公司法第110条召开次数的规定,也可以用以审议挂牌公司的年度报告和半年度报告。